Panduan Pengurusan Kontrak Servis

1. Surat Jemputan Mesyuarat akan dikeluarkan kepada kontraktor . (PTJ terbabit akan dijemput jika berkenaan).

2. Kontraktor bersedia dan memenuhi syarat-syarat

• salinan surat kuasa mewakili kontraktor jika bukan pengarah atau pemilik syarikat
• salinan kad hijau CIDB mengesahkan layak berada di tapak kerja
• program jadual pelaksanaan kerja
• contoh bahan- sample, katalog teknikal, risalah spesikasi pembekal, papan sampel - sample board
• Menyediakan dokumen manual prosidur kerja (SOP)

3. Ketua PTJ atau wakil sah PTJ dikenalpasti sebagai pelanggan utama, jika berkenaan.

4. Kehadiran wakil kontraktor yang sah serta penyelia di tapak dinamakan dengan segala keterangan nombor telefon perhubungan. Penyelia kontraktor mesti aktif, berpengetahuan dan sentiasa berada di tapak kerja serta bersedia menerima arahan dan membuat keputusan.

5. Profil kontrak perkhidmatan yang mengandungi keterangan servis akan diedarkan.

6. Catatan Mesyuarat akan dibuat oleh juruteknik atau pembantu teknik penyelia kontrak dan akan diedar dalam  tempoh 1 minggu

7. Perkara yang akan dibangkitkan:

• Notis kerja kepada kampus & PTJ (jika perlu), terutama jika libat penutupan, gangguan awam etc.

• Pas keselamatan perlu diperolehi daripada Jabatan Keselamatan USM.

• Hal kontrak:
• Surat setujuterima -LA, insuran, bon jaminan perlu dibereskan secara rasmi dengan salinan diberi kepada Jabatan Pembangunan
• Kerja tidak boleh dimulakan jika tiada diperolehi insuran oleh kontraktor
• Pegawai-pegawai Jabatan Pembangunan akan diperkenalkan
• Pentadbiran perubahan kerja (jika ada), arahan SI, pengesahan bahan dan kaedah bekerja semuanya akan diterangkan dan semua prosesnya perlu dibuat secara bertulis dan rasmi

• Hal peraturan:
• Hanya pengurus, penyelia, pekerja sah CIDB layak berada di tapakbina
• Keselamatan Kesihatan Pekerjaan (risalah diberikan) perlu dipatuhi sepenuhnya. Kontraktor perlu rujuk dan patuhi peraturan kesihatan dan keselamatan pekerjaan
• Semua langkah bagi pencegahan Denggi perlu diambil secara serius
• Pekerja kontrak servis mesti tekun, berdisiplin, berkelakuan baik, berpakaian seragam dan memakai tanda pengenalan. Tabiat kurang sihat seperti menghisap rokok dilarang samasekali di dalam kampus.  Pekerja yang tidak berdisiplin serta yang tidak mematuhi peraturan universiti akan dilarang daripada berada di kampus.

• Hal PTJ:
• Aset /Inventori sedia ada di lokasi perlu ditentukan bersama. Kaedah penyenaraian atau mengambil gambar foto boleh digunakan. Penyelarasan dengan PTJ penting supaya tidak berlaku kehilangan, kerosakan dan sebarang kerugian semua pihak.
• Peraturan PTJ perlu difahami dan dipatuhi.
• Sebarang kerja yang melibatkan keselamatan dan sekuriti tidak boleh ditinggal separuh siap tanpa persediaan dan notis rapi.

• Penilaian
• Panduan tatacara penilaian kerja, pengeluaran pesanan kerja dan pengesahan kerja serta proses pembayaran perlu dijelaskan dengan telus.


• Jadual Pelaksanaan
• Perlu dibentang dan dipersetujui bersama
• Pandangan PTJ perlu diambil perhatian dalam pelaksanaan

• Skop dan ruang lingkup kerja dan kawasan kerja, jika perlu hendaklah disahkan oleh jurutera

• Kaedah Kawalan Kualiti Servis: Semua pihak mesti mengutamakan pencapaian kualiti servis dengan menitikberat hal berikut:-

• Pengesahan kerja dan bahan etc dengan pasti dan bertulis. Peranan pelanggan utama iaitu wakil sah PTJ berkenaan amat penting, jika berkenaan.
• Prosidur ujian, ujimula dan pengesahan mesti diikuti dengan bukti rekod bertulis
• Kualiti bahan dan kerja hingga produk akhirnya hendaklah dipastikan secara sedar dan bersungguh

• Laporan:

Laporan servis yang lengkap menurut spesifikasi kontrak, senarai semakan, gambar, laporan ujian, etc mesti diserahkan setiap bulan. Jika tidak maka kontrak tidak sempurna dan akan jejaskan penilaian dan pembayaran kelak.

• Kerja-kerja libat koordinasi, korekan/ penggalian, notis penutupan, gangguan, bekalan elektrik dan air sementara, penyelarasan dengan PTJ, dengan sesama CEMA (Kejuruteraan Mekanikal, Elektrikal dan Awam Jabatan Pembangunan)

• Korekan – kawalan ke atas jentera (jentera korekan tidak digalakkan ditempat dan kawasan yang sedia terbina kecuali dengan kebenaran, amalan korekan manual ditekankan. Semua kerja libat korekan mesti ada staf Jabatan Pembangunan mengawasi secara tetap (standing supervision)
• Kedudukan saluran, servis, talian etc bawah tanah sedia ada perlu dikenalpasti

• Kebersihan Tapak Bina:

Kebersihan mesti diutamakan secara berterusan di tapakbina, pembuangan keluar sisa binaan secara terus menerus, menggunakan kaedah beg atau guni dan bukan membiarkan longgokan, tidak boleh sorok atau dibuang merata-rata. Kos surcaj akan dikenakan jika didapati peraturan ini tidak dipatuhi.

• Kaedah kerja:

Amalan kerja terbaik dalam industri binaan hendaklah diterapkan dan diikuti. Contoh adalah seperti menyediakan kon, penghadang mencukupi bagi menandakan kawasan kerja. Pengamatan kepada penyata kaedah (method statement) wajar diamalkan.

8.             Fail Kontrak Servis dan Fail Aset serta Inventori:

Akan disimpan dan diurus oleh juruteknik penyelia konrak. Ia perlu lengkap dan segala dokumen dimasukkan daripada mula hingga akhir, mengandungi catatan mesyuarat, laporan servis, pengesahan jadual, bahan, kontrak, spesifikasi, lukisan, SI, laporan servis, surat menyurat etc.
Fail aset dan inventori lengkap perlu dikemaskini dan disimpan dengan cermat. Satu salinan lengkap perlu disimpan di Bahagian Pentadbiran. Fail yang ditutup hendkalh diserahkan kepada Pentadbiran.

9.             Pentadbiran Kontrak

Semua perihal pentadbiran kontrak merujuk kepada JKR 203 dan amalan standard, peraturan serta prosidur USM.